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1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Dok (en adelante, el "Servicio" o la "Plataforma"), operada por SOCIEDAD TECNOLÓGICA DE COLOMBIA S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.064.873-1, con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia (en adelante, "Dok").

1.2. El acceso y uso del Servicio implica la aceptación plena e incondicional de los presentes Términos, así como de la Política de Tratamiento de Datos Personales disponible en dok.lat/privacidad (en adelante, la "Política de Privacidad"). En caso de no aceptar total o parcialmente estos Términos, el Usuario deberá abstenerse de acceder o utilizar el Servicio.

1.3. Para efectos de los presentes Términos, se adoptan las siguientes definiciones:

• a) "Usuario": Toda persona natural que se registre y utilice el Servicio, incluyendo profesionales de la salud y estudiantes de ciencias de la salud bajo supervisión.
• b) "Contenido del Usuario": Toda información, datos, texto, audio y documentación ingresada por el Usuario en la Plataforma, incluyendo notas clínicas, grabaciones de voz y contexto clínico de pacientes.
• c) "Contenido Generado por IA": Todo resultado producido por los modelos de inteligencia artificial de la Plataforma, incluyendo sugerencias y redacciones de notas clínicas, sugerencias de codificación diagnóstica (CIE-10), transcripciones de audio y respuestas del asistente clínico.
• d) "Contenido Final": El Contenido Generado por IA que ha sido revisado por el Usuario y utilizado o incorporado a su documentación clínica.

2. NATURALEZA DEL SERVICIO

2.1. Dok es una herramienta auxiliar de productividad para la documentación clínica. El Servicio consiste en una plataforma tecnológica que asiste a profesionales de la salud mediante herramientas de inteligencia artificial para la generación de sugerencias y redacciones de notas clínicas, sugerencias de codificación diagnóstica, transcripción de grabaciones de voz de consultas médicas, y asistencia clínica contextualizada.

2.2. Dok NO es:

• a) Una Historia Clínica Electrónica (HCE) en los términos de la Ley 2015 de 2020 y sus normas reglamentarias.
• b) Un dispositivo médico ni un Software como Dispositivo Médico (SaMD) en los términos del Decreto 2012 de 2017 ni de la normativa INVIMA aplicable.
• c) Un software de soporte a la decisión clínica (Clinical Decision Support).
• d) Un servicio de atención médica, asesoría médica, consultoría en salud, ni un sustituto del juicio profesional del médico.
• e) Una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) ni un prestador de servicios de salud bajo la normativa colombiana.

2.3. Alcance y limitaciones del Contenido Generado por IA. Todo contenido producido por la Plataforma — incluyendo sugerencias y redacciones de notas clínicas, sugerencias de codificación diagnóstica y transcripciones de audio — constituye un borrador de trabajo que debe ser utilizado exclusivamente como complemento del razonamiento clínico del profesional de salud. Dicho contenido puede contener errores o información incompleta, y en ningún caso sustituye el juicio profesional independiente del Usuario.

2.4. Responsabilidad del profesional. El Usuario deberá revisar todo Contenido Generado por IA antes de darle cualquier uso clínico. El profesional de salud es el responsable de las decisiones médicas que adopte, del contenido final de su documentación clínica, y de la atención prestada a sus pacientes. Al utilizar el contenido o incorporarlo a su documentación clínica, el Usuario se convierte en su autor exclusivo.

2.5. Exclusiones. La Plataforma no constituye un servicio de atención médica ni tiene por objeto emitir diagnósticos, prescripciones o conceptos clínicos. En contextos de triaje, urgencias y emergencias, el uso del Servicio está permitido únicamente como herramienta de documentación posterior a la toma de decisiones clínicas. Queda prohibido el uso del Servicio durante la atención misma de la urgencia o emergencia, así como su utilización para reemplazar los protocolos institucionales de atención de urgencias.

3. REQUISITOS Y REGISTRO DEL USUARIO

3.1. Para utilizar el Servicio, el Usuario deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• a) Ser profesional de la salud debidamente habilitado conforme a la normativa colombiana vigente, o estudiante de ciencias de la salud bajo la supervisión directa de un profesional habilitado.
• b) Ser mayor de dieciocho (18) años y tener plena capacidad legal para contratar.
• c) Aceptar los presentes Términos y la Política de Privacidad mediante los mecanismos dispuestos en la Plataforma.

3.2. Declaración bajo responsabilidad. Al registrarse en la Plataforma, el Usuario declara, bajo su exclusiva responsabilidad, que cumple con los requisitos legales para ejercer como profesional de la salud en su jurisdicción conforme a la normativa vigente, incluyendo el correspondiente título profesional, la tarjeta profesional o documento equivalente, y los registros, habilitaciones y autorizaciones sanitarias que le sean exigibles (en Colombia, entre otros, la inscripción en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud – ReTHUS). El Usuario se obliga a notificar a Dok cualquier suspensión, revocación o modificación sustancial de dichas habilitaciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia.

3.3. Falsedad en la declaración. La constatación por parte de Dok de cualquier falsedad, inexactitud u omisión sustancial en las declaraciones del Usuario sobre su habilitación profesional, así como el incumplimiento de la obligación de notificación prevista en la sección 3.2, dará lugar a la cancelación inmediata de la cuenta sin necesidad de aviso previo, sin derecho a indemnización alguna, sin perjuicio de las acciones civiles, penales o administrativas que correspondan.

3.4. El Usuario se compromete a proporcionar información veraz, completa y actualizada al momento de su registro, y a mantener dicha información actualizada durante toda la vigencia de la relación contractual.

3.5. El Usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Cualquier actividad realizada a través de la cuenta del Usuario se presumirá realizada por este.

4. OBLIGACIONES DEL USUARIO

4.1. El Usuario se obliga a:

• a) Revisar todo Contenido Generado por IA antes de cualquier uso clínico, asegurándose de que sea preciso, completo y conforme a los estándares de la práctica médica y la normativa vigente.
• b) Obtener del paciente el consentimiento informado que resulte aplicable para el uso de herramientas digitales y de inteligencia artificial en la documentación de su atención, conforme a la Ley 23 de 1981 y la normativa de ética médica vigente.
• c) Transferir las notas clínicas finales a su Historia Clínica Electrónica institucional o al sistema de registro que corresponda, conforme a la Ley 2015 de 2020 y sus normas reglamentarias. El Servicio no sustituye la obligación del profesional de mantener Historia Clínica conforme a la normativa vigente.
• d) No utilizar el Servicio como fuente única ni principal de documentación clínica.
• e) No utilizar el Servicio para finalidades ilegales, contrarias a la moral, al orden público o a la ética médica.
• f) Cumplir con la normativa vigente en materia de historia clínica, ética médica, protección de datos personales y demás normas aplicables a su ejercicio profesional.
• g) Aplicar minimización de datos: el Usuario reconoce que Dok aplica minimización tanto a nivel de esquema (no hay campos estructurados para identificadores directos del paciente como nombre, documento, fecha de nacimiento, dirección, teléfono o correo electrónico) como a nivel del asistente de IA (instruido para asignar alias no identificables y excluir el nombre del paciente del resumen clínico). Sin perjuicio de lo anterior, el Usuario se obliga a evitar la inclusión de identificadores directos en las notas clínicas, transcripciones y grabaciones cuando no sean estrictamente necesarios para la finalidad clínica.
• h) No realizar ingeniería inversa, descompilación, desensamblaje ni cualquier otra actividad tendiente a obtener el código fuente, los algoritmos, las instrucciones de procesamiento o la lógica de funcionamiento de la Plataforma.
• i) No utilizar el Servicio para análisis competitivo, desarrollo de productos competidores, ni para reventa o sublicencia a terceros.

4.2. El Usuario reconoce y acepta que es el único y exclusivo responsable de la exactitud, completitud y pertinencia del Contenido Final que produzca utilizando el Servicio, así como de las consecuencias clínicas, legales y regulatorias que se deriven de su uso.

5. ENCARGO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. Calidades de las partes. Para efectos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, el Usuario actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus pacientes, y Dok actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos. Al aceptar los presentes Términos, el Usuario encarga a Dok el tratamiento de datos personales sensibles de salud de sus pacientes, exclusivamente para la finalidad de asistir al Usuario en la documentación clínica mediante herramientas de inteligencia artificial.

5.2. Obligaciones del Usuario como Responsable. En adición a las obligaciones de la sección 4, el Usuario se obliga a:

• a) Garantizar que los datos de pacientes ingresados en la Plataforma cuentan con base legal para su tratamiento.
• b) Notificar a Dok cualquier restricción o revocación de consentimiento por parte de un paciente titular de datos procesados en la Plataforma.

5.3. Obligaciones de Dok como Encargado. De conformidad con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, Dok se obliga a:

• a) Tratar los datos personales de pacientes únicamente conforme a las instrucciones del Usuario y para las finalidades descritas en la Política de Privacidad.
• b) No utilizar los datos de pacientes para finalidades propias, incluyendo el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial en forma identificable.
• c) Implementar medidas técnicas y organizativas de seguridad conforme a la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• d) Notificar al Usuario cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales de sus pacientes en un plazo no mayor a setenta y dos (72) horas desde su detección.
• e) Asistir al Usuario en el cumplimiento de solicitudes de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) de los pacientes titulares de datos.
• f) No transferir datos de pacientes a terceros sin autorización, salvo a los sub-encargados autorizados conforme a la sección 5.4.

5.4. Sub-encargados del Tratamiento. El Usuario autoriza a Dok a utilizar sub-encargados para el procesamiento de datos, cuyas funciones incluyen: procesamiento de inteligencia artificial, transcripción de audio, almacenamiento y gestión de datos, autenticación de usuarios, y almacenamiento de archivos. Todos los sub-encargados se encuentran ubicados en Estados Unidos de América. Dok exige a sus sub-encargados el cumplimiento de medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las establecidas en la legislación colombiana. La lista detallada de sub-encargados está disponible previa solicitud a dok.lat.sas@gmail.com. Dok informará al Usuario de cualquier cambio en la lista de sub-encargados con al menos quince (15) días calendario de anticipación.

5.5. Confidencialidad. La obligación de confidencialidad de Dok sobre los datos de pacientes del Usuario es perpetua y sobrevive a la terminación de la relación contractual por cualquier causa.

5.6. Devolución y supresión. A la terminación de la relación contractual, Dok pondrá a disposición del Usuario la exportación de todos los datos procesados por su cuenta durante un período de treinta (30) días calendario, conforme a lo establecido en la sección 11.3. Transcurrido dicho período, Dok eliminará los datos de forma segura e irreversible, salvo obligación legal de retención.

6. PROPIEDAD DEL CONTENIDO

6.1. Contenido del Usuario. El Contenido del Usuario y el Contenido Final, una vez revisado y utilizado por el Usuario, le pertenecen exclusivamente al Usuario. El Usuario se convierte en el autor exclusivo y único responsable del Contenido Final.

6.2. Propiedad intelectual de Dok. Dok retiene todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma, incluyendo sin limitación: el software, código fuente, algoritmos, modelos de inteligencia artificial, instrucciones de procesamiento, reglas clínicas, diseño, marcas, logotipos, documentación técnica y demás elementos que componen el Servicio. Dichos elementos están protegidos por las leyes de derechos de autor (Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993) y propiedad industrial (Decisión Andina 486 de 2000) aplicables en Colombia.

6.3. Licencia limitada. Dok otorga al Usuario una licencia personal, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder y utilizar el Servicio durante la vigencia de la relación contractual, exclusivamente para las finalidades previstas en los presentes Términos.

6.4. Uso de datos e inteligencia artificial. Dok no utiliza el Contenido del Usuario ni el Contenido Final en forma identificable para el entrenamiento, afinamiento o mejora de modelos de inteligencia artificial. Dok podrá utilizar datos agregados, anonimizados e irreversiblemente desvinculados de cualquier persona natural para el análisis estadístico y la mejora del Servicio, de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

7. DISPONIBILIDAD Y LIMITACIONES DEL SERVICIO

7.1. Dok NO garantiza la continuidad, disponibilidad ininterrumpida, ni la ausencia de errores en el Servicio, el sitio web, las interfaces de programación (APIs), ni cualquier otro canal de acceso a la Plataforma. Si bien Dok realiza esfuerzos comercialmente razonables para mantener el funcionamiento del Servicio, el Usuario accede y utiliza el Servicio bajo su propio riesgo.

7.2. Dok NO garantiza que el software de la Plataforma esté libre de errores, vulnerabilidades, virus informáticos ni cualquier otro elemento que pueda causar alteraciones en el sistema informático del Usuario.

7.3. Dok se reserva el derecho de modificar, suspender o discontinuar el Servicio, total o parcialmente, en cualquier momento. Dok realizará esfuerzos razonables para notificar al Usuario con antelación cuando sea posible, pero no está obligado a hacerlo.

7.4. Dok podrá realizar mantenimientos programados y no programados que impliquen la interrupción temporal del Servicio, sin que ello genere derecho a indemnización alguna a favor del Usuario.

8. EXENCIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

8.1. Exención de responsabilidad. EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA APLICABLE, EL SERVICIO SE PROPORCIONA "TAL CUAL" Y "SEGÚN DISPONIBILIDAD", SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO, YA SEAN EXPRESAS O IMPLÍCITAS, INCLUYENDO PERO NO LIMITÁNDOSE A GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN FIN PARTICULAR, PRECISIÓN, COMPLETITUD O NO INFRACCIÓN.

8.2. Exclusiones de responsabilidad. Sin perjuicio de lo anterior, Dok no será responsable por:

• a) Errores, inexactitudes, omisiones o información incompleta en el Contenido Generado por IA.
• b) Decisiones clínicas, diagnósticos, tratamientos o cualquier acto médico realizado por el Usuario con base en el Contenido Generado por IA.
• c) Daños o perjuicios derivados del uso del Contenido Generado por IA sin la debida revisión profesional.
• d) Interrupciones, suspensiones o fallas del Servicio, pérdida de datos por causas no imputables a Dok, o fallas en los servicios de terceros proveedores.
• e) Daños causados por uso inadecuado, indebido o no autorizado del Servicio.
• f) Exactitud, legalidad, idoneidad o contenido de sitios web, aplicaciones o servicios de terceros.
• g) Uso del Servicio por parte de personas que no cumplan con los requisitos establecidos en la sección 3.
• h) Daños derivados de la inobservancia por parte del Usuario de las recomendaciones de seguridad de la información.
• i) Cualquier acto, contrato, diagnóstico, tratamiento o interacción entre el Usuario y sus pacientes facilitada a través de la Plataforma.

8.3. Limitación cuantitativa. En ningún caso la responsabilidad total acumulada de Dok frente al Usuario, por cualquier causa y con independencia de la acción que la origine, excederá el mayor valor entre: (a) el monto efectivamente pagado por el Usuario a Dok durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que dé lugar a la reclamación; o (b) la suma equivalente a cien dólares de los Estados Unidos de América (USD $100).

8.4. Exclusión de daños indirectos. EN NINGÚN CASO DOK SERÁ RESPONSABLE POR DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, CONSECUENCIALES O PUNITIVOS, INCLUYENDO PERO NO LIMITÁNDOSE A PÉRDIDA DE BENEFICIOS, PÉRDIDA DE DATOS, PÉRDIDA DE OPORTUNIDADES COMERCIALES O DAÑO REPUTACIONAL, AUN CUANDO DOK HAYA SIDO ADVERTIDO DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS.

8.5. Indemnidad. El Usuario se obliga a mantener indemne a Dok, sus accionistas, directores, empleados, contratistas y representantes, frente a cualquier reclamación, demanda, acción judicial, pérdida, responsabilidad, daño, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de o esté relacionado con: (a) el uso del Servicio por parte del Usuario; (b) el incumplimiento de los presentes Términos; (c) la violación de cualquier norma aplicable; o (d) cualquier reclamación de terceros relacionada con el Contenido del Usuario o el Contenido Final.

9. OBLIGACIONES DE DOK

9.1. Dok se compromete a:

• a) Poner a disposición del Usuario el Servicio conforme a las funcionalidades descritas en la Plataforma.
• b) Mantener los presentes Términos y la Política de Privacidad actualizados y disponibles para consulta del Usuario.
• c) Tratar los datos personales del Usuario conforme a la Política de Privacidad, la sección 5 de los presentes Términos, y la normativa aplicable.
• d) Implementar medidas técnicas y organizativas razonables para la seguridad de la información y la protección de los datos personales.
• e) Atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos del Usuario a través de los canales habilitados.

10. CONTRAPRESTACIÓN Y FACTURACIÓN

10.1. El acceso y uso del Servicio está sujeto al pago de la contraprestación vigente según el plan contratado por el Usuario, de conformidad con las tarifas publicadas en la Plataforma.

10.2. Dok se reserva el derecho de modificar las tarifas del Servicio. Las modificaciones tarifarias serán comunicadas al Usuario con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario y serán aplicables a partir del siguiente período de facturación.

10.3. Todos los precios están expresados en la moneda indicada en la Plataforma y no incluyen los impuestos que resulten aplicables conforme a la legislación tributaria colombiana, los cuales serán asumidos por el Usuario.

11. TERMINACIÓN

11.1. Terminación por el Usuario. El Usuario podrá cancelar su cuenta y dar por terminada la relación contractual en cualquier momento, a través de los mecanismos habilitados en la Plataforma o mediante solicitud escrita a dok.lat.sas@gmail.com.

11.2. Terminación por Dok. Dok podrá suspender o cancelar el acceso del Usuario al Servicio, de forma inmediata y sin necesidad de declaración judicial, en los siguientes casos:

• a) Incumplimiento de los presentes Términos o de la Política de Privacidad.
• b) Uso del Servicio para finalidades ilegales, contrarias a la ética médica o al orden público.
• c) Suministro de información falsa o inexacta en el registro.
• d) Cuando así lo requiera una orden judicial o administrativa.

Dok realizará esfuerzos razonables para notificar al Usuario previamente, salvo en casos de urgencia o cuando la notificación previa resulte impracticable.

11.3. Efectos de la terminación. Tras la terminación de la relación contractual por cualquier causa:

• a) El Usuario dispondrá de un período de treinta (30) días calendario para exportar sus datos a través de las funcionalidades habilitadas en la Plataforma.
• b) Transcurrido dicho período, Dok procederá a la eliminación segura e irreversible de los datos del Usuario, salvo que exista obligación legal de conservación.
• c) Las secciones 5 (Encargo del Tratamiento), 6 (Propiedad del Contenido), 8 (Exención y Limitación de Responsabilidad) y 13 (Ley Aplicable y Resolución de Controversias) sobrevivirán a la terminación de la relación contractual.

12. SOPORTE TÉCNICO

12.1. Dok proporcionará soporte técnico exclusivamente para la Plataforma y las funcionalidades incluidas en el Servicio.

12.2. El soporte técnico no incluye: desarrollos adicionales, personalizaciones, integraciones con sistemas de terceros, intervención sobre infraestructura del Usuario, ni asistencia sobre software o hardware ajeno a la Plataforma.

12.3. Las solicitudes de soporte deberán dirigirse a: dok.lat.sas@gmail.com.

13. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

13.1. Los presentes Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia.

13.2. Cualquier controversia o diferencia que surja entre las partes con ocasión o en relación con los presentes Términos, su interpretación, ejecución o terminación, será resuelta en primera instancia mediante negociación directa entre las partes durante un período de treinta (30) días calendario.

13.3. Si la controversia no pudiere resolverse mediante negociación directa, las partes acuerdan someterla a la decisión de un Tribunal de Arbitramento institucional de la Cámara de Comercio de Medellín, integrado por un (1) árbitro designado conforme al reglamento del respectivo Centro de Arbitraje, que decidirá en derecho, de conformidad con las normas colombianas vigentes.

13.4. Lo anterior, sin perjuicio del derecho del Usuario de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer los derechos que le confiere la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales).

14. MODIFICACIONES

14.1. Dok se reserva el derecho de modificar los presentes Términos en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas al Usuario mediante correo electrónico y/o aviso en la Plataforma con una antelación no inferior a quince (15) días calendario a su entrada en vigencia.

14.2. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigencia de las modificaciones constituirá la aceptación de los Términos modificados. Si el Usuario no está de acuerdo con las modificaciones, deberá cesar el uso del Servicio y cancelar su cuenta.

15. DISPOSICIONES FINALES

15.1. Acuerdo completo. Los presentes Términos, junto con la Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre las partes en relación con el objeto aquí regulado y sustituyen cualquier acuerdo, entendimiento o comunicación previa, verbal o escrita.

15.2. Divisibilidad. Si alguna disposición de los presentes Términos fuere declarada nula, inválida o inaplicable por autoridad competente, dicha nulidad, invalidez o inaplicabilidad no afectará la validez de las demás disposiciones, las cuales continuarán en pleno vigor y efecto.

15.3. No renuncia. La omisión o demora de Dok en ejercer cualquier derecho previsto en los presentes Términos no constituirá renuncia a dicho derecho, el cual podrá ser ejercido en cualquier momento posterior.

15.4. Cesión. El Usuario no podrá ceder ni transferir los derechos u obligaciones derivados de los presentes Términos sin el consentimiento previo y escrito de Dok. Dok podrá ceder libremente sus derechos y obligaciones a cualquier sociedad del mismo grupo empresarial o a un tercero adquirente de la totalidad o parte sustancial de sus activos o negocio.

16. ACEPTACIÓN

Al hacer clic en "Acepto" o al acceder y utilizar el Servicio, el Usuario declara que ha leído, comprendido y aceptado la totalidad de los presentes Términos y Condiciones de Uso, incluyendo el encargo del tratamiento de datos personales establecido en la sección 5, obligándose a su cumplimiento integral.